Memoria económica de subvención: cómo documentarla
Para Equipos financieros y asesores que elaboran el componente económico de la justificación.
Qué necesitas saber
La memoria económica de subvención explica el coste de las actividades realizadas conforme a la modalidad de justificación. Suele relacionar gastos, inversiones, acreedores, documentos, fechas, pagos, desviaciones y otras fuentes, con particularidades según las bases. Debe conciliar con presupuesto, contabilidad, banco y memoria de actuación. Una hoja de facturas sin criterios ni vínculo técnico no constituye por sí sola una memoria completa.
Parte del presupuesto aprobado
Carga partidas, importes y condiciones de la resolución, no solo el presupuesto solicitado. Añade cambios autorizados y límites. Asigna códigos a actividades y categorías. La relación económica debe mostrar previsto, ejecutado y desviación. Si el órgano redujo una partida, no mantengas su cifra original. Registra periodo y reglas de impuestos, indirectos y pago. Esta línea base permite identificar costes fuera de alcance antes de volcarlos al modelo oficial y explica diferencias sin reconstrucción tardía. Asigna responsable, vencimiento y evidencia a cada control antes de cerrar la revisión interna del expediente. Una segunda persona debe comprobar el resultado y documentar las cuestiones que permanezcan pendientes de confirmación.
Relaciona cada gasto
Incluye acreedor, identificación del documento, concepto, importe, fecha, pago, partida y actividad conforme al modelo. Añade abonos, descuentos y reparto. Vincula factura, prueba de pago, entrega y selección cuando corresponda. Usa nombres estables. No agrupes líneas que impidan seguir la evidencia. Separa coste total, parte imputada y financiación. Si hay personal u opciones simplificadas, aplica su método específico. La relación debe permitir filtrar por actividad, proveedor y estado, y obtener totales reproducibles. Conserva las versiones utilizadas y deja por escrito cualquier duda que requiera confirmación del órgano competente. Asigna responsable, vencimiento y evidencia a cada control antes de cerrar la revisión interna del expediente.
Concilia fuentes y contabilidad
Compara la relación con mayor contable, extractos y cuadro de financiación. Investiga diferencias, no las fuerces mediante ajustes sin explicación. Incluye otros ingresos o ayudas conforme a las instrucciones. Revisa doble imputación y costes compartidos. Documenta tipo de cambio cuando proceda. Una segunda persona debe comprobar muestras y totales. Conserva el cierre contable utilizado y la fecha. Si la contabilidad se actualiza después, registra el cambio y analiza su efecto sobre lo presentado. Una segunda persona debe comprobar el resultado y documentar las cuestiones que permanezcan pendientes de confirmación. Vincula la conclusión a documentos fechados y evita convertir una hipótesis de trabajo en un dato confirmado.
Explica desviaciones
Para cada partida compara aprobado y ejecutado y describe causa, impacto y autorización cuando exista. Distingue ahorro, redistribución, actividad no realizada y gasto no aceptado. No escondas desviaciones dentro de totales. Alinea la explicación con la memoria de actuación y los indicadores. Revisa si la variación puede reducir el importe o exigir comunicación. Antes de firmar, comprueba que sumas, textos y documentos cuentan el mismo proyecto. Conserva la versión definitiva y el justificante de registro junto a los cálculos de soporte. Una segunda persona debe comprobar el resultado y documentar las cuestiones que permanezcan pendientes de confirmación.
Lista de comprobación
- Presupuesto concedido cargado
- Gastos vinculados a evidencia
- Contabilidad y banco conciliados
- Otras fuentes incorporadas
- Desviaciones explicadas
Preguntas frecuentes
¿Es una lista de facturas?
Incluye más elementos según la modalidad: pagos, desviaciones, ingresos y criterios, entre otros.
¿Uso presupuesto solicitado o concedido?
La referencia es la versión aprobada y sus cambios autorizados.
¿Debo incluir abonos?
Sí, cuando afecten a costes declarados, manteniendo trazabilidad.
¿Quién debe revisarla?
Finanzas y proyecto deben validar coherencia económica y técnica.
Evidencia y vigencia
El contenido resume un marco general. La publicación y el trámite aplicables prevalecen.
- Reglamento de la Ley General de SubvencionesContenido de memoria económica y cuenta justificativa. · Consultada el
- Ley 38/2003, General de SubvencionesGastos, justificación y control. · Consultada el
Pasa de la duda a una revisión trazable.
Descubre oportunidades y abre siempre la publicación oficial antes de actuar.