Factura electrónica a la Administración: cómo presentarla
Para Administración y finanzas de empresas que facturan bienes, servicios u obras a entidades del sector público.
Qué necesitas saber
La factura electrónica a la Administración se emite en el formato y por el punto general de entrada aplicables, con datos fiscales, expediente, órganos DIR3 y referencias del contrato. La Ley 25/2013 obliga a determinados proveedores y admite algunas exclusiones regladas. Antes de remitirla deben existir prestación realizada, conformidad o hito facturable y destinatario correcto; FACe permite validar, enviar y consultar cuando corresponda.
Confirmar obligación y punto de entrada
La Ley 25/2013 regula la factura electrónica y los registros contables del sector público, con sujetos obligados y posibles exclusiones. No toda entidad usa exactamente el mismo punto ni todo proveedor tiene idéntica obligación. El contrato, pedido y sede indican canal, formato y oficina. FACe actúa como punto general para múltiples administraciones y ofrece buscador de organismos, pero puede haber otros puntos integrados. Antes de emitir se identifica oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora mediante códigos DIR3 vigentes. Usar códigos de una factura anterior sin confirmar puede dirigirla mal o causar rechazo. La empresa documenta la fuente de cada dato.
Construir la factura correcta
La factura incluye emisor, receptor, número, fecha, base, impuestos, total, concepto y referencias contractuales. Se añaden expediente, contrato, pedido, lote, periodo, albarán o certificación según instrucciones. El formato estructurado debe ser válido y la firma se aplica cuando corresponda. La descripción coincide con la prestación aceptada y no agrupa conceptos que deban facturarse separadamente. Abonos y rectificativas siguen su régimen. Antes de enviar, finanzas compara importe con oferta, hitos, precios unitarios y retenciones. Un error fiscal no se corrige cambiando solo el PDF visual; debe regenerarse la factura estructurada con trazabilidad y numeración adecuadas.
Enviar, justificar y seguir
El proveedor valida el archivo en el portal o sistema, lo remite y descarga justificante con registro y código verificable. La fecha de emisión, presentación, registro contable, conformidad y pago son hitos distintos. FACe permite consultar estados, pero cada etiqueta debe interpretarse según la ayuda oficial y la administración. Si la factura es rechazada, se lee el motivo, se coordina con la unidad y se rectifica por la vía correcta; reenviar idéntico archivo no resuelve un código erróneo. El expediente interno conserva XML, representación, justificante, comunicaciones y estado. Las alertas escalan facturas sin movimiento antes de iniciar reclamaciones.
Conformidad y plazo de pago
Presentar la factura no significa que el plazo se compute siempre desde esa única fecha. La LCSP relaciona pago con aprobación de certificaciones o documentos de conformidad y establece obligaciones del contratista sobre presentación en registro. Si la factura se presenta tarde o al punto incorrecto, el efecto puede variar. La empresa registra fecha de entrega, aceptación, factura y aprobación, y solicita información cuando falta un hito. Antes de reclamar intereses confirma contrato, fechas y documentación. El seguimiento se realiza por escrito y sin duplicar facturas. Los plazos y derechos concretos se revisan con norma y expediente, no con una expectativa comercial estándar.
Lista de comprobación
- Confirmar obligación, formato y punto general de entrada aplicable.
- Validar códigos DIR3, expediente, pedido, lote y periodo facturado.
- Reconciliar importe, impuestos, unidades, retenciones y conformidad.
- Enviar, descargar justificante y conservar archivo estructurado original.
- Seguir estados y corregir rechazos mediante la vía indicada.
Preguntas frecuentes
¿Todas las empresas deben usar factura electrónica?
La Ley 25/2013 define sujetos obligados y posibles exclusiones. Debe comprobarse el caso y la administración.
¿FACe sirve para cualquier organismo?
Da servicio a muchas administraciones y muestra puntos de entrada, pero debe confirmarse el canal del destinatario.
¿Qué son los códigos DIR3?
Identifican oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora necesarios para dirigir correctamente la factura.
¿Enviar inicia siempre el plazo de pago?
El cómputo depende también de conformidad, registro y reglas contractuales y legales aplicables.
Evidencia y vigencia
El contenido resume un marco general. La publicación y el trámite aplicables prevalecen.
- BOE — Ley 25/2013 de factura electrónica en el sector públicoSujetos, formato, punto general de entrada y registro contable de facturas públicas. · Consultada el
- FACe — Portal oficial para proveedoresValidación, remisión, consulta, códigos y justificantes para proveedores. · Consultada el
- BOE — Ley 9/2017, de Contratos del Sector PúblicoPresentación de factura, conformidad, pago e intereses en contratos públicos. · Consultada el
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