Une matrice de conformité est un tableau qui convertit chaque exigence du dossier en un élément contrôlable : référence exacte, obligation, type de document ou enveloppe, responsable, preuve, statut, révision et risque. Elle réduit les oublis, mais n’interprète pas à elle seule une clause ambiguë.
1. Figer un inventaire des documents
Enregistrez l’annonce, le cahier des charges administratif, le cahier des charges technique, les annexes, les modèles, les questions et réponses, les rectifications et les liens. Ajoutez la date de téléchargement et l’empreinte ou la version interne. En cas de correction, ne remplacez pas sans laisser de trace de ce qui a changé.
2. Une ligne par obligation vérifiable
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Référence | PCAP 12.3, page 24 |
| Obligation | Fournir la relation des services similaires |
| Condition | Période, montant et nature exigés |
| Preuve | Table + certificats disponibles |
| Emplacement | Fichier/enveloppe indiqué(e) par le dossier |
| Responsable | Nom, date de remise et relecteur |
| Statut | Bloqué / en cours / révisé |
3. Ne mélangez pas l’éligibilité et la proposition
La documentation administrative démontre qui participe et dans quelles conditions. La proposition technique répond à la portée et aux critères évaluables. L’offre économique suit le modèle et les règles du dossier. Mélanger des informations entre fichiers ou enveloppes peut avoir des conséquences ; utilisez exactement la structure demandée et validez chaque plateforme.
Pour la solvabilité, appliquez d’abord la méthode de la guide de solvabilité économique et technique. Le DEUC peut servir de déclaration préliminaire dans les cas applicables, mais la documentation justificative et le moment du dépôt dépendent du dossier.
4. Concevoir à partir de l’évaluation
Créez une deuxième vue avec le critère, la notation, la preuve, la section de réponse et le contrôle de limite. Chaque promesse doit être traduite en méthode, responsable, livrable ou indicateur. Évitez le texte corporate qui ne répond pas à une échelle ou à un besoin du cahier des charges.
5. Contrôlez l’offre économique comme donnée critique
- Vérifiez si les montants sont demandés avec ou sans taxes.
- Contrôlez les unités, annuités, lots, prorogations et options.
- Faites coïncider le modèle officiel, la mémoire et la feuille de coûts.
- Soumettez les remises, arrondis et formules à une double relecture.
- Ne réutilisez pas un modèle économique provenant d’un autre dossier.
6. Déposez avec marge et conservez les preuves
Vérifiez le certificat, le pouvoir de signature, l’application, la taille et le format des fichiers, le chiffrement si nécessaire, les lots, les enveloppes et l’équipement alternatif. L’heure de clôture est une condition, pas une recommandation. Après dépôt, conservez justificatif, date, empreinte et version exacte de chaque fichier.
Checklist des dernières 24 heures
- Source officielle vérifiée et sans changements en attente.
- Chaque exigence a une ligne, une preuve et un relecteur.
- Noms, NIF, montants et références correspondent dans tous les documents.
- Chaque fichier est à l’emplacement et dans le format requis.
- Signature et certificat testés sur le même équipement.
- Un second dépôt est possible si la plateforme le permet.
- Le justificatif sera archivé avec la version déposée.