Selección de proveedores en proyectos subvencionados: control
Para Equipos de proyecto y compras que encargan bienes o servicios financiados.
Qué necesitas saber
La selección de proveedores en proyectos subvencionados debe seguir las reglas específicas de comparación, vinculación, autorización y documentación que correspondan. Antes del compromiso, define necesidad y alcance, solicita presupuestos comparables cuando proceda y justifica la decisión con criterios objetivos. Precio, calidad, plazo y riesgo pueden ser relevantes; elegir una propuesta más cara requiere una explicación suficiente y evidencia conservada.
Define necesidad y alcance
Describe el resultado, unidades, requisitos técnicos, calendario y condiciones antes de pedir presupuestos. Evita redactar especificaciones dirigidas sin razón. Comprueba presupuesto aprobado, periodo y posibles restricciones. Identifica si existe vinculación o conflicto con participantes. Una necesidad ambigua genera propuestas incomparables. Conserva la versión enviada a todas las empresas y documenta cualquier aclaración para que la comparación parta de información equivalente. Una segunda persona debe comprobar el resultado y dejar constancia de cualquier supuesto todavía pendiente. Vincula cada conclusión a documentos fechados y evita presentar una hipótesis de trabajo como hecho confirmado. Registra la fuente, la fecha y la persona responsable para que otra persona pueda reproducir la revisión completa.
Obtén presupuestos comparables
Comprueba cuántos presupuestos y qué momento exige el marco según importe y supuesto. Invita a entidades capaces y registra envío, recepción y vigencia. Si el mercado no permite obtenerlos, documenta búsqueda y circunstancias antes de decidir. No fabriques comparables ni dividas artificialmente una necesidad. Normaliza impuestos, unidades, servicios incluidos, garantías, plazos y moneda para evitar que el total aparente distorsione la evaluación. Asigna responsable, vencimiento y evidencia antes de cerrar este control dentro del expediente interno. Una segunda persona debe comprobar el resultado y dejar constancia de cualquier supuesto todavía pendiente. Vincula cada conclusión a documentos fechados y evita presentar una hipótesis de trabajo como hecho confirmado.
Decide con criterios objetivos
Construye una tabla con precio, calidad, plazo, soporte, riesgo y demás factores definidos. Aplica el criterio de forma consistente. Si no se elige el menor precio, explica por qué la alternativa seleccionada aporta valor verificable para el proyecto. Gestiona relaciones vinculadas y conflictos mediante el procedimiento aplicable. La memoria debe reflejar hechos y cálculos, no frases genéricas redactadas después de conocer el resultado. Conserva cada versión y documenta las dudas que todavía necesiten confirmación expresa del órgano competente. Asigna responsable, vencimiento y evidencia antes de cerrar este control dentro del expediente interno. Una segunda persona debe comprobar el resultado y dejar constancia de cualquier supuesto todavía pendiente.
Conserva ejecución y pago
Une solicitud, presupuestos, comparación, decisión, encargo, entrega, factura, pago y evidencia de uso. Controla cambios de alcance y precio; una modificación relevante puede requerir nueva revisión. Comprueba que la entidad seleccionada coincide con quien factura y cobra. Registra abonos e incidencias. El expediente de selección no sustituye la verificación de que el gasto final se ejecutó dentro de condiciones, periodo y finalidad. Vincula cada conclusión a documentos fechados y evita presentar una hipótesis de trabajo como hecho confirmado. Registra la fuente, la fecha y la persona responsable para que otra persona pueda reproducir la revisión completa.
Lista de comprobación
- Necesidad definida antes del compromiso
- Presupuestos comparables archivados
- Vinculaciones revisadas
- Decisión motivada
- Entrega y pago conciliados
Preguntas frecuentes
¿Siempre hacen falta tres presupuestos?
Debe comprobarse el supuesto, importe, momento y excepciones del marco vigente.
¿Hay que elegir el menor precio?
La decisión debe responder a criterios objetivos y motivarse cuando no recaiga en el menor.
¿Qué pasa si no hay suficientes proveedores?
Documenta búsqueda y circunstancias conforme a las reglas aplicables.
¿Puedo cambiar el alcance después?
Un cambio relevante exige revisar comparación, autorización y trazabilidad.
Evidencia y vigencia
El contenido resume un marco general. La publicación y el trámite aplicables prevalecen.
- Ley 38/2003, General de SubvencionesEconomía, eficiencia, comparación previa y personas relacionadas. · Consultada el
- Reglamento de la Ley General de SubvencionesComprobación de gastos, documentación y consecuencias. · Consultada el
Pasa de la duda a una revisión trazable.
Descubre oportunidades y abre siempre la publicación oficial antes de actuar.